home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The 640 MEG Shareware Studio 2 / The 640 Meg Shareware Studio CD-ROM Volume II (Data Express)(1993).ISO / business / mtgp23.zip / GETGOING.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-08-15  |  10KB  |  215 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.     GETGOING.DOC                                            Page 1
  6.  
  7.  
  8.     INSTALLING AND RUNNING MTG PLUS
  9.  
  10.          If you want to run  Making The Grade from your hard drive
  11.     and  you  haven't  yet installed it,  put  the program disk in
  12.     floppy  drive  A  or  B.    Assuming   you're  using  drive  A
  13.     (substitute 'B' if not), log on to drive A by typing A: at the
  14.     DOS prompt.  To install  MTG Plus, next  type INSTALL, and let
  15.     the installer copy  all  program   files  into  C:\MTGP.  When
  16.     installation  is complete,  MTGP can  be run directly from the
  17.     installer, or exit to DOS and type MTGP at the prompt.
  18.  
  19.          If MTGP is already  installed or you're running it from a
  20.     floppy disk, log on  to the  drive and subdirectory containing
  21.     MTGP. For example, if the program is in C:\MTGP, type C:, then
  22.     CD \MTGP, then  MTGP  to run the program; MTGP must be started
  23.     from inside its own subdirectory.
  24.  
  25.  
  26.     CHANGING THE SETUP
  27.  
  28.          The Main Menu is the  'control center'.   The first thing
  29.     you need to do is to select  the  correct printer and modify a
  30.     few other items,  so select 'Change program setup'.   From the
  31.     Change Setup menu, select 'Choose a printer'.  If your printer
  32.     isn't listed,  try  the  Epson FX-85 or one of the Alternates.
  33.     Try the printer test if you want to make sure everything's OK.
  34.  
  35.          You  may  want to  change a few  other  things  in Change
  36.     Setup,  such as the  letter  grade  format,  default data disk
  37.     location,  optional categories,  password  (registered version
  38.     only),  or you may wish to  skip  these for now.   When you're
  39.     finished, press Esc or select 'Return to Main Menu'; the items
  40.     you changed are saved to a configuration file for next time.
  41.  
  42.  
  43.     STARTING A NEW CLASS
  44.  
  45.          You'll need a list of  students  and  preferably a set of
  46.     test scores to complete the rest of this exercise.  First, you
  47.     need to  decide  where  the  data file will be stored;  if the
  48.     current drive and path at the top of  the  screen are OK,  you
  49.     can skip this step.   If not,  choose a new data drive, then a
  50.     data  pathname  from the Main Menu.   The data path can be set
  51.     permanently at the  Change Setup  menu so you don't have to go
  52.     through this process every time.   If there isn't  enough room
  53.     left on the disk you've chosen,  you'll hear a couple of beeps
  54.     and the space remaining will appear as yellow lettering on red
  55.     background at the top of the screen.  You may need to exit and
  56.     format a fresh disk at this point, or select a different disk.
  57.  
  58.          Next, select 'Start a new class' from the Main Menu, then
  59.     select 'Start from scratch'.   At the 'Administrative Details'
  60.     screen,   fill  in  the   missing  information:  school  name,
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.     Page 2                                            GETGOING.DOC
  67.  
  68.  
  69.     telephone number (could be your office number,  school's front
  70.     office, Guidance, etc.), course name,  and course description.
  71.     Use upper and lower case when you enter the information and be
  72.     sure it's accurate;  it is  printed  at the top of many of the
  73.     reports.   When all  information  has  been  entered,  you can
  74.     select 'Advance to the Edit screens'.
  75.  
  76.  
  77.     ENTERING DATA
  78.  
  79.          The cursor begins in the upper left corner of the screen,
  80.     about three rows down.   This is  where the first student name
  81.     goes.   Data can be entered in two ways;  either type directly
  82.     into the  space (cell),  or press the  space bar first,  which
  83.     brings up an edit box.   The  edit  box  is  useful in that it
  84.     shows you exactly what kind of data (student name,  test name,
  85.     date,  etc.)  is  expected  --  you  may  wish  to try it now.
  86.     Pressing  Esc  while in an  edit box  erases  anything  you've
  87.     entered and pressing Esc again closes the box.
  88.  
  89.          Type the first name on your list into the first cell,  in
  90.     last name,  comma,  first name format,  using  upper and lower
  91.     case (any  way you like really,  but use a consistent format).
  92.     When finished,  press the down-arrow cursor  key (if you don't
  93.     have a separate  cursor  keypad,  you'll  have to turn off Num
  94.     Lock and use the upper row to enter numbers).   This moves the
  95.     cursor down to the next  cell where you enter the next name on
  96.     your list.   Don't worry about alphabetical  order;  the names
  97.     can easily  be  sorted later.  45 names  fit  on the left side
  98.     of the screen.  Press down-arrow when you reach the bottom and
  99.     continue down the right side, ninety students maximum.
  100.  
  101.          When you've  entered all the names,  press  and hold down
  102.     Alt,  and press A.   A box pops  up offering different ways to
  103.     arrange (sort) the student names.   Choose 'Arrange By Student
  104.     Name'.  Next press Alt-S to save the file; it's a good idea to
  105.     save a data file every  twenty  minutes or so just in case you
  106.     kick the plug out of the wall or something.
  107.  
  108.          Press the  Home key,  which  takes  you to the top of the
  109.     screen right  beside 'Test:'.  Type in a name for the test for
  110.     which you are entering scores, maximum six characters.  'Test'
  111.     here represents any assignment.   Numbering them is useful, so
  112.     you might want to call it Test.1, Lab.1,  Essay1, HmWk.1,  for
  113.     example.  Next, move to the large cell just to the right where
  114.     it says 'Topic:'  and  enter a test description.   This can be
  115.     something like 'Unit 1: Cell Structure', '2000 words on global
  116.     warming', or '20 multiple choice questions'.  Move to the next
  117.     row just to the right of 'Max:'  and enter the score this test
  118.     is  begin  marked  out of;  because  all  percentages  will be
  119.     calculated  for you,  there's  no  real  need  to  have 'tidy'
  120.     maximum scores  -- a maximum score of 97 involves no more work
  121.     on your part than 100.
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.     GETGOING.DOC                                            Page 3
  128.  
  129.  
  130.          Next, move all the way to the left and enter a weight for
  131.     this test.  If you're not sure how much it should be weighted,
  132.     stick with a relatively small percentage for now.   In general
  133.     a quiz would be 1% or 2%, a test worth perhaps 5%,  term paper
  134.     10%-15%;  they  can be changed at any time.   The total weight
  135.     need never be 100%; MTGP can still calculate averages. You may
  136.     also  use  the  'total  marks' format  in  which  each test is
  137.     weighted solely on its maximum score  compared with the sum of
  138.     all maximum scores;  to use total marks,  just don't enter any
  139.     weights.   The  manual  goes into much more detail on weights,
  140.     and you should read this  section carefully.   There is also a
  141.     discussion   on  weighting  by  category  at the  end  of  the
  142.     WHATSNEW.V23 file you might find useful.
  143.  
  144.          Move to the right now   and  put  the  cursor on 'TDate:'
  145.     which  stands  for 'Test Date'.   This will likely be the date
  146.     the marks  are  entered,  but it could be the due date or date
  147.     assigned.   Rather  than  enter  a date,  press  the space bar
  148.     instead.   Today's date appears,  and  you  can  press  Tab to
  149.     change the date format, or press Esc and enter your own date.
  150.  
  151.          You can now enter the raw score for each student.    Move
  152.     the cursor  into  the first column to the right of the student
  153.     name column,  under the maximum score.  Raw scores can contain
  154.     one decimal place,  and  may  exceed  the maximum score if you
  155.     wish to  give  extra  credit.   A 'no score' can  be  assigned
  156.     instead of zero by typing in an asterisk (as you can see, this
  157.     is the  default  before any scores are entered).   'No scores'
  158.     are simply removed from all  calculations rather than count as
  159.     zero, and are preferable to zeros for reasons explained in the
  160.     manual;  they  can  always be  converted to zero at the end of
  161.     semester.   As each  raw  score  is  entered,  the  percentage
  162.     appears immediately to the right under 'Per', and the over-all
  163.     weighted  average in the  next  column  under  'SAvg' (for the
  164.     first test,  this  will be  identical to the test percentage).
  165.     In the upper left corner appears the test average (TAvg).
  166.  
  167.          When all raw  scores have been entered,  you  can sort on
  168.     the  results of this test.   Press  Alt-A  again,  and  select
  169.     'Arrange By Results Of xxxxxx'.   This is a  good time to save
  170.     the file again by pressing Alt-S.
  171.  
  172.          Move the cursor so it's on the test name,  and press Alt-
  173.     G.  This  gives you a  histogram of test  scores and is useful
  174.     for getting a better idea of the distribution of scores;  note
  175.     the  statistics  to the right.   Press  Alt-C  to  view  class
  176.     statistics, then Esc to erase this box.
  177.  
  178.          Press Alt-R,  which takes  you to the  Report  menu,  and
  179.     select Gradebook #1 report.  Follow the  prompts  and  print a
  180.     gradebook report.  This report completely replaces your paper-
  181.     based gradebook and can be used to  print the results of  just
  182.     one test,  a range of tests,  or the whole works.  This report
  183.     can then be 3-hole punched and kept in a binder.   Notice that
  184.     during  the  entire process  you  wrote  nothing on a piece of
  185.     paper;  the  marks go  directly  from  test  papers  into  the
  186.     program.
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.         Page 4                                            GETGOING.DOC
  193.  
  194.  
  195.     WHAT TO DO NEXT
  196.  
  197.          After printing the gradebook report,  press Alt-Q to quit
  198.     the program, and select 'Quit Making The Grade' twice to exit.
  199.     This is the bare minimum you need to get started with MTGP. We
  200.     have barely  touched  on  the  many  features  that  make this
  201.     program more than just a scorekeeper.    You should  next read
  202.     the manual carefully; it's the only way to get maximum use out
  203.     of the program.  After using MTGP for some time, you'll gradu-
  204.     ally learn to use the more advanced functions.
  205.  
  206.          You should also  read the WHATSNEW.V23  file by typing at
  207.     the  prompt  BROWSE WHATSNEW.V23.   A sample  file CHE-3A1! is
  208.     provided for experimentation,  and pressing Alt-H or F1 in the
  209.     program brings up a Help screen which summarizes all commands.
  210.     Also, keep  the  MTGP command chart  handy (registered version
  211.     only).
  212.  
  213.  
  214.               ________________________
  215.